Anm. zu LAG Niedersachsen: Entgeltabrechnung im digitalen Mitarbeiterpostfach – Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats
Betriebsverfassungsgesetz
Arbeitgeber dürfen die Entgeltabrechnung in einem sicheren digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung stellen. Hierfür sind Arbeitgeber nach der Entscheidung des BAG mit Urteil vom 28.1.2025 (9 AZR 48/24) nicht auf die Zustimmung der Arbeitnehmer angewiesen. Das LAG Niedersachsen hat nun mit Urteil vom 10.2.2026 (9 Sa 575/23) entschieden, dass die Einführung und das Unterhalten eines digitalen Mitarbeiterpostfachs, in dem der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung zur Verfügung stellt, im Konzern der Mitbestimmung des Konzernbetriebsrats unterliegt (Entscheidungszusammenfassung mit Praxishinweisen der Kanzlei Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB).
Sachverhalt:
Eine konzernangehörige Arbeitgeberin führte per Konzernbetriebsvereinbarung ein digitales Mitarbeiterpostfach ein, über das sämtliche Personaldokumente, einschließlich Entgeltabrechnungen, bereitgestellt werden sollten; nach einer Übergangsfrist von neun Monaten entfiel der Papierversand. Die Abrechnungen werden in einem nicht veränderbaren Format in eine Cloud übertragen und von den Beschäftigten kennwortgeschützt abgerufen. Beschäftigten ohne Privatgerät wird Einsicht und Ausdruck durch den Arbeitgeber ermöglicht. Eine Verkäuferin widersprach der digitalen Bereitstellung und verlangte postalische Zusendung. Nach Ablauf der Übergangszeit erhielt sie keine Papierabrechnungen mehr und klagte auf Erteilung der Abrechnungen für März 2022 bis März 2023 in Papierform. Die Arbeitgeberin berief sich auf die Erfüllung in Textform durch Bereitstellung im digitalen Mitarbeiterpostfach. Die Konzernbetriebsvereinbarung sei als Rechtsgrundlage für die Einführung des digitalen Postfachs ausreichend.
Das Arbeitsgericht hat die Klage abgewiesen. Das LAG hat diese Entscheidung abgeändert, woraufhin das BAG entschied, dass der Anspruch auf die Erteilung einer Entgeltabrechnung eine Holschuld sei, weshalb es genüge, dass der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitstelle. Das BAG verwies die Sache zurück an das LAG.
Entscheidungsgründe:
Das LAG entschied, dass der Anspruch der Klägerin auf die Abrechnung des Entgelts gem. § 108 Abs. 1 Sazt 1 GewO erfüllt worden sei, indem die Beklagte die Entgeltabrechnung im digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung gestellt habe. Mitbestimmungsrechtlich sieht das LAG das digitale Mitarbeiterpostfach als Bestandteil einer technischen Einrichtung i.S.v. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG an. Das verwendete Abrechnungs- und Informationssystem PAISY sei eine solche technische Einrichtung. Die Anbindung des digitalen Mitarbeiterpostfachs an PAISY stelle eine mitbestimmungspflichtige Erweiterung der technischen Einrichtung dar.
Das Mitbestimmungsrecht war durch den Konzernbetriebsrat auszuüben. Die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats ergebe sich aus technischen Erfordernissen. Denn das System werde als Ein-Mandanten-Lösung zentral verwaltet und betreffe mehrere konzernangehörige Unternehmen. Daher sei eine einheitliche Regelung für die Anbindung des digitalen Mitarbeiterpostfachs an PAISY erforderlich. Es sei unerheblich, ob einzelne Module auf örtlicher Ebene geregelt werden können. Eine Aufspaltung der Zuständigkeiten innerhalb eines Mitbestimmungstatbestands sei ausgeschlossen.
Hinweis für die Praxis:
Das LAG schließt sich der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts an, dass die Bereitstellung der Entgeltabrechnung in einem sicheren digitalen Mitarbeiterpostfach zur Erfüllung des Anspruchs des Arbeitnehmers auf Abrechnung des Entgelts ausreicht. Wenn das System zur Bereitstellung der Entgeltabrechnung über ein digitales Unternehmenspostfach konzernweit eingeführt wird, ist der Konzernbetriebsrat das zuständige Mitbestimmungsgremium. Wegen des Erfordernisses einer einheitlichen Regelung gilt dies auch dann, wenn Teilfragen von örtlichen Gremien geregelt werden könnten.
Autor: Rechtsanwalt Dr. Xaver Koneberg, Friedrich Graf von Westphalen & Partner mbB, Freiburg
Quelle: LAG Baden-Württemberg, Beschluss vom 3.7.2025 (8 Ta 1/25)